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Playbook: Inventario y Stock

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Cómo funciona el inventario en NAOS

  • El stock se deduce automáticamente al completar una orden (no al crearla).
  • Las compras (ingresos) aumentan el stock.
  • Los ajustes manuales pueden aumentar o disminuir el stock con motivo documentado.
  • Cada sucursal tiene su propio inventario independiente.

Problema 1: El stock no coincide con lo físico

Síntomas

  • El sistema dice que tienes 50 unidades pero en el estante hay 42.
  • Productos “agotados” en el sistema pero hay stock real.
  • Diferencia constante entre sistema y realidad.

Diagnóstico

  1. Revisar historial del producto — Ve a Inventario > selecciona el producto > Historial de movimientos. Esto muestra cada entrada, salida y ajuste.
  2. Verificar ventas recientes — Una orden completada reduce stock. Una orden cancelada lo devuelve.
  3. Verificar compras registradas — ¿Se registraron todas las compras/ingresos?
  4. Verificar ajustes previos — ¿Hubo ajustes manuales que expliquen la diferencia?

Causas comunes

DiferenciaCausa probable
Sistema > Real (faltante físico)Merma, robo, daño no registrado, o devolución al proveedor sin registrar.
Sistema < Real (sobrante físico)Compra recibida no registrada en sistema, o devolución del cliente que no se ingresó.
Desajuste constanteError en el stock inicial al configurar el producto.

Solución: Ajuste manual

  1. Ve a Inventario > Ajustes.
  2. Selecciona el producto.
  3. Elige el tipo de ajuste:
    • Pérdida/Daño — Reduce stock. Requiere motivo.
    • Conteo Físico — Establece el stock al valor real contado.
    • Consumo Interno — Reduce stock por uso interno (ej: restaurante usa ingredientes para comida del staff).
  4. Ingresa la cantidad y el motivo.
  5. Confirma el ajuste.

Problema 2: Las alertas de stock mínimo no aparecen

Síntomas

  • Un producto llegó a 0 unidades y no recibiste alerta.
  • Las notificaciones de stock bajo no funcionan.

Diagnóstico

  1. Verificar stock mínimo configurado — Ve a Inventario > producto > verifica que tiene un stock mínimo definido (no en 0 o vacío).
  2. Verificar notificaciones — Las alertas se muestran en el dashboard y/o notificaciones del portal.

Solución

CausaAcción
Stock mínimo no configuradoEdita el producto y define el stock mínimo (ej: 10 unidades).
Stock mínimo en 0Cámbialo a un valor que te dé tiempo de reordenar.
Notificaciones desactivadasVe a Configuración > Notificaciones y activa alertas de inventario.

Problema 3: La compra/ingreso no aumentó el stock

Síntomas

  • Registraste una compra pero el stock del producto no cambió.
  • La compra aparece en el listado pero el inventario está igual.

Diagnóstico

  1. Verificar estado de la compra — La compra debe estar en estado “Confirmada” o “Recibida” para afectar stock.
  2. Verificar sucursal — La compra debe estar asignada a la sucursal correcta.
  3. Verificar productos — Los productos de la compra deben coincidir exactamente con los del catálogo.

Solución

CausaAcción
Compra en borradorConfirma la compra para que se aplique al stock.
Sucursal incorrectaVerifica que la compra está en la sucursal donde esperas ver el stock.
Producto no coincideVerifica que el SKU o nombre del producto en la compra coincide con el del catálogo.

Problema 4: Stock negativo

Síntomas

  • Un producto muestra stock negativo (ej: -3 unidades).
  • Esto no debería pasar si el inventario es correcto.

Diagnóstico

  • NAOS permite vender incluso con stock en 0 (no bloquea ventas por stock). Esto es intencional para no perder ventas.
  • Si se vende más de lo que hay en sistema, el stock queda negativo.

Solución

  1. Registra una compra/ingreso con la cantidad correcta para reponer.
  2. Si ya tienes el producto físicamente pero no lo registraste, haz un ajuste manual tipo “Conteo Físico”.
  3. Revisa si el stock mínimo está configurado para recibir alertas antes de llegar a 0.

Problema 5: Recetas/Escandallo no deduce ingredientes (Restaurante)

Síntomas

  • Vendes un plato con receta (escandallo) pero los ingredientes no se reducen.
  • El stock de ingredientes queda igual después de completar la orden.

Diagnóstico

  1. Verificar que el producto tiene receta — Ve a Productos > selecciona el plato > pestaña “Receta/Escandallo”.
  2. Verificar que la receta tiene ingredientes — Cada ingrediente debe tener una cantidad definida.
  3. Verificar que la orden se completó — Los ingredientes se deducen al completar la orden, no al crearla.

Solución

CausaAcción
Sin receta configuradaAgrega la receta al producto con los ingredientes y cantidades.
Orden no completadaCompleta la orden (cobrar y cerrar) para que se deduzcan los ingredientes.
Ingrediente no existe en catálogoCrea el ingrediente como producto tipo “Ingrediente” y agrégalo a la receta.

Guión del Video

Título: “Control de Inventario en NAOS — Stock, Ajustes y Conteo Físico”

Duración estimada: 5-6 minutos

TiempoEscenaAcciónNarración
0:00IntroLogo NAOS + título”En este video aprenderás a manejar el inventario en NAOS: cómo funciona el stock, qué hacer cuando no cuadra, y cómo hacer un conteo físico.”
0:20DiagramaFlujo: Compra +stock, Venta -stock, Ajuste ±stock”El inventario funciona así: las compras suman, las ventas completadas restan, y los ajustes manuales pueden sumar o restar.”
0:50Portal - InventarioMostrar lista de productos con stock”Aquí ves el stock actual de cada producto. Puedes filtrar por categoría o buscar por nombre.”
1:10Portal - HistorialVer historial de movimientos de un producto”El historial te muestra cada movimiento: cuándo entró, cuándo salió, y por qué.”
1:40Portal - AjusteCrear ajuste manual tipo “Conteo Físico""Si el stock no cuadra, hacemos un ajuste. Seleccionamos Conteo Físico, ingresamos la cantidad real, y agregamos un motivo.”
2:20Portal - CompraRegistrar una compra/ingreso”Para ingresar mercancía, registramos una compra. Al confirmarla, el stock se actualiza automáticamente.”
3:00Portal - Stock mínimoConfigurar alerta de stock mínimo”Configura el stock mínimo para recibir alertas antes de quedarte sin producto.”
3:30Portal - RecetaMostrar escandallo de un plato (restaurante)“En modo restaurante, las recetas deducen ingredientes automáticamente al completar una venta.”
4:00App - RetailEscanear barcode para consultar stock”En modo retail, escanea el código de barras para consultar el stock al instante.”
4:30TipsChecklist”Resumen: revisa el inventario semanalmente, configura alertas de stock mínimo, registra todas las compras, y usa Conteo Físico cuando no cuadre.”
5:00CierreLogo + soporte”¿Necesitas ayuda con tu inventario? Contacta soporte en naos.pa/soporte.”